Quels outils de formation utiliser ?
C’est souvent la question qui revient avec mes apprenants notamment lorsque nous évoquons ensemble la formation à distance.
Vous voulez devenir formateur ?
Je parie que la réponse est oui.
Pourquoi ?
Parce que vous n’êtes pas ici par hasard.
Si je me trompe, je sais pourquoi.
C’est parce que vous l’êtes déjà !
Si j’ai encore tout faux, je me demande bien ce que vous pouvez faire là 😀
Plus sérieusement, je ne sais pas pour vous, mais moi lorsque j’ai décidé de devenir formateur indépendant, je me demandais quels outils me seraient nécessaires pour accomplir ma mission : former les formateurs.
C’est donc avec plaisir que je partage avec vous les outils de formation que j’utilise aujourd’hui.
Et pourquoi je les utilise.
Sachez que développer une formation professionnelle en présentiel ou à distance est coûteux.
Le choix des outils a un impact direct sur le temps de développement des ressources d’une formation.
Mais il peut en avoir aussi sur le temps nécessaire à l’animation d’une formation à distance.
Et donc par voie de conséquence, sur le coût global de la formation.
Et il a aussi un impact sur l’expérience que les apprenants vont vivre durant la formation.
Améliorer l’expérience des apprenants c’est aussi améliorer leur réussite vis à vis des objectifs de la formation.
Pour vous parler de ces outils, j’ai décidé de les classer dans 3 catégories distinctes.
Pourquoi ?
Tout simplement pour faciliter votre apprentissage de leur domaine d’utilisation.
Les catégories
Pour faciliter votre lecture, vous trouverez un classement avec les catégories suivantes :
- Les outils de formation « asynchrones »
- Les outils de formation « synchrones »
- Les outils de création de supports pédagogiques
Voyageons ensemble avec tous ces outils.
Rôle, avantages, exemples d’utilisation, je vous dis tout … ou presque !
Les outils de formation « asynchrones »
Cette catégorie comprend les outils pour former des apprenants selon des modalités asynchrones : c.a.d. que le stagiaire peut se former sans la présence du formateur.
Exemple : une formation en ligne où tout le contenu est sur une plateforme. Une formation à distance peut se dérouler en totalité ou en partie de cette manière
Et maintenant, vous allez aborder les outils suivants :
- La messagerie professionnelle
- La réservation de rendez-vous et l’agenda électronique
- L’auto-répondeur ou le CMS (Customer Management System)
- Le groupe privé (ou le forum)
- La plateforme LMS (Learning Management System)
- Le lecteur PDF
- Le smartphone
La messagerie professionnelle
Son rôle :
- Envoyer vos e-mails professionnels
Ses avantages :
- Envoyer des pièces jointes de taille importante
- Envoyer des messages confidentiels. Les messages ne sont pas scannés ni exploités par le fournisseur du service.
- Vous fournir des services annexes utiles :
- Gérer la priorité d’envoi de vos messages
- Confirmer la réception de votre e-mail dans la messagerie de votre destinataire
- Demander un accusé de lecture au destinataire de l’e-mail
- Vous alerter de la suppression d’un e-mail non lu par votre destinataire
- Vous permettre d’utiliser votre nom de domaine pour vos adresses e-mail
Exemples d’utilisation :
- L’hébergeur de mon site web (LWS) me propose un hébergement d’un site wordpress avec 10 adresses e-mail disponibles.
Le nom de domaine de mon site web est « avenirformateur.com ».
Je dispose de 10 adresses e-mail. J’utilise les adresses e-mail suivante : contact@avenirformateur.com, marcel@avenirformateur.com, etc. - J’utilise l’adresse du SAV (Service Après Vente) pour communiquer et échanger avec mes apprenants : je réceptionne leurs travaux dans cette boite e-mail et je leur envoie mes avis en utilisant cette même adresse
La réservation de rendez-vous et l’agenda électronique
Son rôle :
- Permettre à des personnes de réserver un RDV directement sur votre agenda
Ses avantages :
- Vous envoyez un lien aux personnes qui sont autonomes pour effectuer la réservation
- Les personnes ne voient pas votre agenda : son contenu reste confidentiel
- L’outil permet de limiter les plages horaires disponibles, limiter le nombre de RDV par jour, etc.
- Vous pouvez envoyer des e-mails ou des SMS de rappel pour éviter des oublis
- Vous avez la possibilité de présenter le calendrier de réservation sur votre site web
Exemples d’utilisation :
- J’utilise le logiciel Calendly pour gérer mes RDV
- Je permets à mes apprenants de réserver la séance d’entrée en formation. Lors de l’envoi du courriel d’entrée en formation, je n’ai qu’à fournir le lien sur le type de RDV qui correspond à une séance de formation.
- Les apprenants peuvent ensuite utiliser ce lien pour, en cas de besoin, réserver une séance qui n’a pas été planifiée
L’auto-répondeur ou le CMS (Customer Management System)
Son rôle :
- Gérer une base de contacts
- Segmenter la base de contacts en fonction de critères choisis
- Envoi automatisé d’e-mails à toute la base ou un ou plusieurs segments de la base
Ses avantages :
- Il permet la communication unilatérale de groupe : il suffit d’écrire un seul e-mail et de l’envoyer à une liste de destinataires choisis : prospects, élèves, etc.
- Il permet l’envoi de séquences automatisées d’e-mail sur un déclencheur après une action d’un contact : inscription pour recevoir un livre blanc, pour s’inscrire à un webinaire, etc.
Exemples d’utilisation :
- J’utilise aujourd’hui la plateforme Systeme.io pour gérer le contenu de mes formations.
Cette plateforme me permet de diffuser une annonce pédagogique à tous les élèves inscrits à une formation dès que j’effectue une mise à jour sur cette formation : voir l’article consacré à ce sujet
Le groupe privé (ou le forum)
Son rôle :
- Faire communiquer un groupe de personnes
Ses avantages :
- Il permet de laisser les apprenants d’échanger librement entre eux sur la formation
- Vous pouvez juste avoir un rôle de modérateur dans le groupe
- Vous répondez aux questions des apprenants tout en laissant au groupe la possibilité d’y répondre
Exemples d’utilisation :
- Plusieurs personnes utilisent les groupes Facebook ou LinkedIn pour mettre en place des groupes privés.
Actuellement, je n’utilise pas de groupe privé parce que je fais uniquement de l’accompagnement personnalisé en face à face à distance
La plateforme LMS (Learning Management System)
Son rôle :
- Mettre à disposition les ressources de la formation en ligne
- Digitaliser les formations
- Faire payer les clients en ligne
Ses avantages :
- Elle permet d’organiser & diffuser les contenus pédagogiques
- Les apprenants peuvent se former en toute liberté sans la présence du formateur
- Elle est utilisable sur tout type de device : ordinateur, tablette, smartphone. Un navigateur web suffit
Exemples d’utilisation :
- J’utilise la plateforme Systeme.io qui est à la base une plateforme marketing de formations en ligne imaginée par un infopreneur français : voir l’article consacré à ce sujet
- Je peux mettre en ligne sur cette plateforme toutes les ressources dont j’ai besoin à l’heure actuelle pour mes formations : textes, audios, vidéos, documents téléchargeables, quizz intégrés à partir de leur code web
- Cette plateforme permet aussi, bien que je ne l’utilise pas de la sorte aujourd’hui, de créer des entonnoirs de vente automatisés pour vendre mes formations et réceptionner les paiements de mes clients avec Paypal ou Stripe
Le lecteur PDF
Son rôle :
- Lire tous les documents au standard PDF (Portable Document Format, créé par la société Adobe)
Ses avantages :
- Il permet de lire les documents PDF produits sur tout type de device et créé avec n’importe quel logiciel
- Certains lecteurs dont le fameux Acrobat Reader créé par Adobe et disponible en téléchargement gratuit permettent d’annoter les documents PDF
Exemples d’utilisation :
- J’utilise Acrobat Reader dans le cadre du tutorat mis en place dans mes formations pour lire et annoter les travaux réalisés par mes apprenants en formation.
- J’impose le format PDF pour échanger avec les personnes pour être sûr de ne jamais altérer les documents remis par mes stagiaires
- J’invite mes stagiaires à utiliser Acrobat Reader pour être en mesure de relire toutes mes annotations dans les fichiers PDF
- Je peux utiliser Acrobat Reader sur mon ordinateur et sur mon smartphone
- La version pour smartphone d’Acrobat Reader propose le mode liquide qui vous permet de consulter certains documents comme une liseuse électronique (vous pouvez agrandir les caractères et le logiciel reformate les pages automatiquement). La lecture des documents PDF est grandement facilitée par ce mode.
Le smartphone
Son rôle :
- Mettre à votre disposition des applications informatiques sur un appareil portatif
Ses avantages :
- Accès à l’ensemble des outils de communication avec les apprenants.
Exemples : SMS, mails, groupes Facebook, etc.
Exemples d’utilisation :
- J’utilise un Iphone Apple dont l’environnement s’intègre bien avec l’Imac que j’utilise pour travailler
- J’utilise l’application de Mail pour avoir accès à toutes mes messageries personnelles et professionnelles. Je reçois automatiquement un signal sonore dès qu’un e-mail est reçu sur l’adresse du SAV.
- Je peux lire directement sur mon smartphone les documents transmis par mes stagiaires en formation
- J’utilise le smartphone pour piloter mon agenda électronique et pour réserver les prochaines séances de tutorat en séance 😉
- J’ai accès à la plateforme de formation et à l’auto-répondeur
- Et bien d’autres choses encore qui justifieraient l’écriture d’un article uniquement pour l’Iphone
Les outils de formation « synchrones »
Cette catégorie comprend les outils pour former des apprenants selon des modalités synchrones : cela signifie que les les apprenants et le formateur sont en présence simultanément.
Que ce soit physiquement dans un même lieu.
Ou alors en visioconférence.
Abordons ensembles ces outils :
La visioconférence
Son rôle :
- Communiquer à plusieurs à distance
Ses avantages :
- Utiliser le son & l’image
- Pouvoir présenter le contenu de son écran.
Permet de diffuser un diaporama, de montrer l’utilisation d’un logiciel, de montrer le contenu d’un document - Avoir une zone de conversation par « Tchat » pour échanger visuellement
Exemples d’utilisation :
- J’utilise Skype lors de mes séances de tutorat en face à face.
Je peux ainsi transmettre mes retours à mes apprenants sur leur production durant la formation.
Skype est gratuit et il permet même en version gratuite d’enregistrer les séances.
L’apprenant dispose de 30 jours pour télécharger le fichier vidéo de la séance - J’utilise Zoom dans le cadre d’un Mastermind d’entrepreneur.
Zoom permet à partir de l’ensemble des personnes présentes dans une « classe virtuelle » de créer aléatoirement des sous-groupes pour les travaux de groupe.
A l’issue de ces travaux de groupe, les personnes se retrouvent dans la salle principale pour le « debriefing »
L’outil collaboratif
Son rôle :
- Faire collaborer les apprenants lors des travaux de groupe pour atteindre un objectif commun
Ses avantages :
- Proposer une ressource commune que les apprenants peuvent modifier en ligne. Par exemple : un tableau virtuel de Post-its (Padlet)
Exemples d’utilisation :
- A l’heure actuelle, je n’utilise pas ce type d’outils. Je travaille exclusivement en formation personnalisée à distance avec du tutorat en face à face
Le smartphone
Son rôle :
- La base : le téléphone !
- Mettre à disposition du formateur des applications informatiques sur un appareil portatif
Ses avantages :
- Être joignable pour nos apprenants pour résoudre un problème urgent.
- Permet de mettre en place à peu de frais un support téléphonique.
- ⚠️ Important : assurer un support pédagogique et technique en formation professionnelle à distance est obligatoire : voir l’article D6313-3-1 du code du travail
- Permet d’utiliser les outils de visioconférence et les outils collaboratifs
Exemples d’utilisation :
- J’utilise un Iphone Apple avec lequel j’assure le support téléphonique pour mes apprenants.
Dans le cas où je suis indisponible, les apprenants peuvent m’envoyer un SMS pour que je les rappelle dès que je redevient disponible
Les outils de formation pour créer des contenus
Dans cette catégorie, vous allez trouver les outils utilisés pour produire le contenu de la formation.
Exemple : les outils nécessaires pour créer les vidéos, les symboles graphiques, etc.
Examinons pour finir les outils suivants :
La création graphique
Son rôle :
- Créer des éléments graphiques utilisables ensuite dans d’autres logiciels
Ses avantages :
- Accès à une vaste bibliothèque déjà développée : éléments graphiques, polices de caractères, photos, modèles gratuits, etc.
- Possibilité de créer des symboles, des présentations, des bannières ou des publications pour les réseaux sociaux, des affiches, des docupents A4, des logos, des flyers, etc.
- Possibilité d’utiliser ces outils gratuitement avec souvent des restrictions d’utilisation
Exemples d’utilisation :
- J’utilise le logiciel Canva pour créer tous les symboles graphiques que j’incorpore dans mes diaporamas
- J’utilise la version gratuite
Le diaporama
Son rôle :
- Projeter des diapositives contenant du texte et des images
- Convertir le fichier de présentation en PDF et en images
Ses avantages :
- Créer rapidement des supports de formation
- Disposer d’une bibliothèque de symboles et de modèles fournis par le fabricant
- Possibilité de trouver chez des éditeurs des modèles de diaporamas gratuits ou payants
Exemples d’utilisation :
- J’utilise le logiciel Keynote. Keynote est à Apple ce que Powerpoint est pour Microsoft
- Je peux « projeter » un diaporama en ligne à mes apprenants avec Skype
- J’utilise l’export des diapositives en images PNG (Portable Network Graphics) pour les intégrer directement dans mes vidéos
- J’utilise l’export des diapositives en PDF pour fabriquer des ressources complémentaires à la formation sous forme de fiches A4 imprimables
L’audio & la vidéo
Son rôle :
- Mettre à disposition des apprenants des médias audio et vidéo
Ses avantages :
- Très utilisés en formation asynchrone : l’apprenant peut se former à son rythme sans la présence du formateur
- L’apprenant peut utiliser les ressources durant les transports : voiture, bus, métro, avion, …
- La vidéo est très puissante pour la mémorisation parce qu’elle peut utiliser la voix, des bruitages, du texte et des schémas
- Les logiciels modernes de montage vidéo permettent de faire simplement et facilement des diaporamas commentés, des « tutoriels » et des animations
Exemples d’utilisation :
- J’utilise pour enregistrer ma voix : mon ordinateur, une interface audio Roland Rubix 22 qui s’intègre bien dans l’environnement Apple et un micro Shure Beta 58A
- J’ai choisi Screenflow comme logiciel de montage audio et vidéo
- Je compresse mes vidéos avec le logiciel gratuit Handbrake avant de les diffuser sur la plateforme de formation
Le quizz
Son rôle :
- Permet d’évaluer les connaissances acquises par les apprenants
- Permet de créer des quizz de découverte pour mettre en action/réflexion les apprenants
Ses avantages :
- Être disponible en ligne à tout moment
- Utilisable en formation présentielle ou à distance
- Auto-correction possible : après l’envoi de ses réponses, l’apprenant dispose du corrigé en ligne
- Notification envoyée automatiquement au formateur dès qu’un apprenant a envoyé les réponses au quizz
Exemples d’utilisation :
- J’utilise l’outil de Quizz développée par Google : Google Forms.
- J’intègre le code HTML de ces quizz pour les intégrer directement sur la plateforme de formation
Conclusion
J’espère que cet article sur les outils de formation vous a aidé pour votre activité de formation présente ou future.
Vous l’avez compris : cet article n’est pas exhaustif. Je l’ai écrit pour vous en pensant aux outils que j’utilise au quotidien. J’en ai sans doute oublié quelques uns.
Je suis ouvert à toute discussion avec vous sur le sujet pour enrichir l’article et répondre à vos questions.
Alors envoyez-moi votre commentaire !
Au plaisir d’avoir de vos nouvelles !
Lasserre-Pradère le 11 mars 2022
Marcel Gonzalvez